メールを書くときのネチケット

メールの書き方についてのネチケット

件名

時々見かけるのが「こんにちは」としか書かれていない件名。仲が良い人なら良いかもしれませんが、初めてメールを送る相手や目上の方にはどうかと思います。特に初めて贈る人にとっては「誰？？」となるだけです。下手をしたら迷惑メールでは・・と思い開けない人もいるでしょう。用件について明確に分かる様な件名を書きましょう。書名も欠かさずに。

挨拶と名乗り

相手方の名前と挨拶は省かないで必ず行います。何回かやり取りをしれていれば別ですが、初回では間違いかどうかが不明確です。挨拶は基本中の基本です、これはメールだけの話ではありません。極端に長くなくても良いので、仕事面で送るのではないなら「○○さん、初めまして(こんにちは)。○○と申します(以下略)」位で大丈夫でしょう。ネット上でやりとりをするだけの相手ならHNでも問題ありませんが、仕事関係の人や私生活で野付き合いの人はちゃんと本名で名乗りましょう。知らない人にHNで名乗っても意味不明なだけです。

禁止文字と形式

掲示板などと同様、半角カナ文字や機種依存文字は避けます。自分のパソコンでは見れても、人のパソコンでは文字化けしてしまう可能性があるからです。顔文字は好みや相手との関係を考えて使いましょう。間違っても真面目な内容のもので使わない事、ふざけていると思われてしまいます。形式については、今は殆どのパソコンでHTML形式がサポートされているので問題は無さそうに思えますが対応していないメーラー使用者もいるのです。そんな場合、HTML形式のものを送られると誤作動など様々なトラブルが発生する可能性がありますので注意。

添付ファイル

書類はともかく問題になりやすいのが画像の添付。デジカメなどで撮った写真をそのまま送ると非常に重く、受信するだけでも相当時間がかかります。大量に添付してきたメールを受信するのに数時間掛かったと言う例がある位です。そうなると相手にとっては非常に迷惑極まりません。大量に送る場合は変換ソフトを使う、または分割・圧縮するなりしてから送りましょう。また、中身がどんなものか記載しておくと相手も安心出来ます。ウィルスチェックも欠かさず行っておきましょう。ある程度重い添付ファイルを送る際には、あらかじめ相手の同意を得てからの方が良いかもしれませんね。

メールの文章についてのネチケット

親しい相手でなければ、基本的には敬語を使うのが一般的です。文章の長さは極端に短すぎず(2行など)長すぎないのが理想です。そして改行についても注意します、あまり改行せずに続けると長文になる程読みづらくなってきます。１文を40行〜70行位までにし、それから改行するのが丁度良いとされています。同様に句読点をしっかり入れて区切る事で読みやすさは大きく左右されるので注意して下さい。見やすいかな？と思って無闇に行をあけるのは意外と逆効果です。時々、1行おきに書く人がいますが結構読みづらく感じるものです。数行置きに読みづらくなったかなと感じた時、または話題が変わったら開ける位が丁度良いです。

コラム(返信に関するネチケット)

引用(＞○○〜)を使うのは構いませんが、あまり長く引用すると読む方も大変ですし行数の無駄です。全文全て引用するケースもありますが、受け取った方としてはお世辞にも気分の良いものとは言えません。長文を送ったのに全文引用＋その人の返事は1行〜2行だったら感じが悪いでしょう。もしチェーンメールが来ても相手に送ったりせず、そのまま止めて間違っても誰かに送る、または返信などはしないで下さい。どこかで止めれば少なくともそのチェーンメールだけは止まるのですから。